Importancia del Software en las Empresas

Uno de los factores que desde siempre han sido claves para toda empresa, es el proceso de toma de decisiones basado en una adecuada administración de la información. Hoy en día, el elemento diferenciador entre empresas supervivientes y sobrevivientes, radica en el aprovechamiento de los recursos que la tecnología ofrece, y la manera en que dichos recursos son explotados por cada una de las organizaciones, todos ellos relacionados con la manipulación de datos para proveer información clara, precisa y confiable que sea utilizada para la toma de decisiones oportuna y acertada. La toma de decisiones es una actividad crítica dentro de las organizaciones, y es por esto que de ello depende en gran medida el éxito que en un momento dado, la organización pueda alcanzar.

Actualmente las empresas y organizaciones enfocan gran parte de sus esfuerzos en detectar áreas de mejora que les permitan optimizar su desempeño, con la finalidad de mantenerse en el nivel competitivo deseado. Uno de los aspectos que mayor importancia refleja hace referencia al uso de la información dentro de la empresa, de tal manera que a través de su eficiente administración sea posible la toma de decisiones certera y oportuna, que la conduzcan a alcanzar las metas y objetivos planteados.

Uno de los factores que influyen para que el proceso de la administración de la información se lleve a cabo de manera adecuada, es el uso de herramientas tecnológicas que nos proporcionen el soporte necesario para agilizar esos procesos, y como consecuencia de ello, un incremento en el desempeño dentro de la empresa, así como también una reducción de costos en la misma.

Dentro de dichos instrumentos tecnológicos, se encuentran los programas o software, así como también la infraestructura física necesaria para soportar los programas. Un software se refiere a "las instrucciones electrónicas que van a indicar al ordenador que es lo que tiene que hacer. También se puede decir que son los programas usados para dirigir las funciones de un sistema de computación o un hardware" (1)

Cada software desarrolla funciones específicas dentro de una diversa gama de aplicaciones, y sin duda alguna uno de los programas que mayor utilidad representan dentro de una empresa, son los denominados Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS). "Las herramientas DSS se pueden definir como un sistema integrado de planificación y tratamiento de la información que incorpora la habilidad de interrogar al sistema de información de la empresa en una forma determinada, analizar la información obtenida y predecir, con base a unos modelos determinados, el impacto de las futuras decisiones antes de llevarlas a la práctica. Normalmente se trata de conjuntos integrados de programas (cálculos estadísticos, consultas de bases de datos, modelización, programación matemática, etc.) que pueden compartir los mismos datos e informaciones (tanto de fuentes internas como externas)" (2)

De esta manera, la toma de decisiones se convierte en una variable crítica de éxito dentro de las empresas, y es aqui donde radica la importancia de un DSS. "En la actualidad los sistemas de información juegan un papel fundamental para el éxito de las empresas. Es un gran reto el que una organización pueda tener controladas las variables de planeación, organización, control y dirección de la empresa. Para poder tener un control de las mismas, se requiere de tomar decisiones acertadas que puedan llevar a la organización en la dirección deseada." (3)

Como se puede ver, el sistema de soporte a la decisión es la base a través de la cual se podrán delinear planes y estrategias para la empresa, ya que proporcionará al tomador de decisión los instrumentos necesarios para direccionar los esfuerzos hacia un objetivo o fin común.

Los DSS pueden ser implementados para dar soporte a un área específica dentro de la empresa, o bien puede ser diseñado para que uno solo de ellos proporcione soporte a diversas áreas. A través de un sistema de soporte a la decisión, se pueden obtener los siguientes beneficios, relacionados a cada área de la empresa: "En el área administrativa para tomar decisiones basadas en análisis financieros, análisis de costos y en otros análisis realizados con respecto de información contable o administrativo. En el área de producción para tomar decisiones basadas en información relevante a costos de producción, asignación de recursos de producción, programación de itinerarios y control de niveles de inventarios. Y por último, en el área de ventas se aplican estos sistemas para la toma de decisiones en cuanto a campañas publicitarias, planeación de la mercadotecnia y soporte a la venta" (4)

Tomando en cuenta lo anteriormente expuesto, un DSS es capaz de propiciar diversos factores, todos ellos con un alto grado de importancia para la entidad: una reducción de costos dentro de la empresa, agilización de procesos dentro de cada área de la organización, optimización del servicio proporcionado a clientes y proveedores, entre otros, y partiendo de ellos es posible establecer una ventaja competitiva importante con respecto a sus competidores directos dentro del mercado.

CONCLUSIONES

Definitivamente el proceso de toma de decisiones dentro de las organizaciones, cobre vital importancia desde el momento en que de ésto depende el conjunto de planes, acciones o estrategias de la empresa, así como también, aunque de manera indirecta, el planteamiento de objetivos y metas.

Así pues, el uso de herramientas tecnológicas que proporcionan soporte al proceso de toma de decisiones, permite a las empresas obtener ventajas competitivas como consecuencia de la agilización del proceso, además de que repercutirá de manera notable en el rendimiento general de la organización.

El hecho de que el tomador de decisiones obtenga de una misma fuente la información necesaria para determinar el conjunto de acciones a tomar, otorga un beneficio extra contra aquel que no cuente con este recurso y deba invertir más tiempo del necesario para recabar información, analizarla e interpretarla, en el sentido de que contará en mayor medida con el recurso más importante para la organización, el tiempo.